¿CÓMO EFICIENTAMOS LA OPERACIÓN EN UNA COMPAÑÍA DEDICADA A LA EFICIENCIA OPERATIVA?
Leyendo este titular, puede resultar redundante o quizás paradójico interpretar el significado e impacto del concepto de eficiencia en este contexto. Una compañía como Serbatic, cuyo principal aporte de valor es precisamente la eficiencia en la operación de proyectos y servicios, no puede dejar de lado la persecución de la mejora continua en cada una de las partes de su Cadena de Valor. Por eso quiero hablar en este artículo del camino desde la gestión por procesos a la robotización.
CONTEXTO INICIAL Y GESTIÓN POR PROCESOS: LA BÚSQUEDA INCESANTE DE LA MEJORA CONTINUA
Todas las compañías, en su operación diaria, cuentan dentro de su mapa de procesos con tres tipos de procesos:
- Procesos Estratégicos. Con ellos se definen las políticas, estrategias, objetivos y metas de la organización.
- Procesos Operativos. Son los procesos en los que se produce o se ejecuta lo que la compañía aporta al mercado.
- Procesos de Soporte. Son procesos en los que se realizan las actividades de apoyo necesarias para el buen funcionamiento del resto del mapa.
Retomando la persecución de la mejora continua, una compañía como la nuestra no se concebiría sin una revisión constante, planificada, medida y comparada de los KPIs definidos en todos y cada uno de los procesos presentes en el mapa. El no perseguir la mejora, por ejemplo, en la ejecución de Proyectos o Servicios de Mantenimiento, sería llamar a una degradación del servicio asegurada en el corto y medio plazo. Poniendo un ejemplo más sencillo, podemos hablar de la eficiencia de procesos de soporte como, por ejemplo, la gestión de gastos en una compañía o la gestión de reportes en los sistemas de control internos. La eficiencia en este caso deriva en un mayor tiempo del personal de administración (cualificado), que puede dedicarse a otras tareas que aportarán mucho más valor.
¿CÓMO CONSEGUIMOS MEJORAR LA EFICIENCIA?
Bajo una metodología global tipo PDCA (Plan, Do, Check, Act), en Serbatic se han levantado cada uno de los procesos que integran los tres grupos anteriormente mencionados (“As Is”). Los pasos del proceso global son:
- Definición de un metamodelo de diagramado para el levantamiento de procesos.
- Diagramado en BPMN (estándar de facto) de los siguientes niveles:
- Nivel 0, mapa de procesos corporativos o Cadena de Valor. Todos los niveles hacen que se aporte valor en la compañía, desde las entradas hasta las salidas.
- Nivel 1 o de procesos.
- Nivel 2 o de subprocesos.
- Nivel 3 o de actividades.
- Revisión y reingeniería de cada proceso poniendo foco en cuellos de botella, actividades ineficientes, actividades susceptibles de automatizar, etc. En definitiva, se trata del establecimiento de un “To Be”, de un deseo de cómo debería ser el proceso.
- Ejecución de la operativa bajo esta nueva foto.
- Medición periódica de los KPI (Key Performance Indicators) definidos.
- Toma de decisiones en base a las conclusiones extraídas tras las mediciones.
- Regreso al paso 3.
UN NIVEL MÁS, TRATANDO DE CONSEGUIR LA HIPERAUTOMATIZACIÓN: RPA COMO CATALIZADOR DE LA EFICIENCIA
Mencionábamos ya en la introducción el concepto de robotización. Hablaremos, a continuación, de cómo a través de esta tendencia (Robotic Process Automation) se consigue eficientar la operativa de manera muy clara.
Se trata de automatizar actividades presentes en el Nivel 3 o de actividades, anteriormente mencionado, que cumplen una serie de características:
- Son tareas digitales.
- Tareas estandarizadas, con reglas muy claras de ejecución.
- Tareas repetitivas y cuya ejecución manual aporta poco valor.
Y no nos referimos con RPA a robots físicos, tal y como se puede intuir en una primera instancia. Hablamos en realidad de una plataforma de software de robotización (UiPath en el caso de Serbatic) con la que conseguimos, entre otros beneficios:
- Ahorrar costes y tiempo.
- Reducir drásticamente los errores sobre las antedichas actividades manuales.
- Extender el tiempo de trabajo todo lo que sea necesario, ya que un robot puede operar “24×7”, sin descanso.
LA ROBOTIZACIÓN EN LA PRÁCTICA PARA ALCANZAR LA EFICIENCIA
Por poner un ejemplo, una tarea clásica del Departamento de Administración de la compañía es revisar los reportes de trabajo mensuales dados de alta por los empleados. Hay ciertas casuísticas que se deben tener en cuenta a la hora de generar la facturación basada en estos reportes, pero son claras y siempre son las mismas. Requieren de una revisión individualizada y eminentemente manual.
A través de un robot programado en UiPath conseguimos automatizar tareas como:
- El acceso (credenciales incluidas) a las herramientas de
- La extracción de éstos integrándonos directamente con la herramienta.
- La generación de la facturación en base a las casuísticas individuales programadas, basadas en el negocio levantado en fase de análisis con el Departamento de Administración.
En este caso de éxito en particular, pasamos de un tiempo de ejecución manual de más de 3 días, a tener el resultado deseado en unos pocos minutos. Conseguir esta eficiencia nos ha permitido poder emplear el tiempo ganado en que las personas implicadas del Departamento de Administración puedan dedicarse a actividades que aportan más valor. Entre otras, ahora pueden dedicar tiempo a apoyar el análisis para eficientar otras tareas similares en las que se ven implicadas.
SERVICIOS CORE Y TRASLACIÓN DE LA EFICIENCIA A NUESTROS CLIENTES
Desde el punto de vista de los servicios core que Serbatic despliega, podemos hablar de los Mantenimientos Correctivos, Evolutivos y Perfectivos. Hemos diseñado un nuevo modelo de mantenimiento basado en la mejora continua y la automatización, apoyándonos en la Inteligencia Artificial. Pero lo cierto es que, sobre este tema, podríamos escribir otro artículo adicional y complementario, por lo tanto, aplica que lo tratemos en profundidad en el futuro.
En este espacio, hemos recorrido el camino que marca la Gestión por Procesos para conseguir la mejora continua y hemos puesto de manifiesto cómo conseguimos la eficiencia en base al camino hacia la hiperautomatización a través de RPA con UiPath. Podemos extrapolar estas líneas también a nuestros clientes, para quienes la reingeniería de procesos, la automatización y la hiperautomatización son tendencia y necesidad a la vez. Si, por poner un ejemplo, la banca no eficienta su operativa, la situación de bajos tipos de interés y nuevos players en el mercado, entre otros condicionantes, harán que su bajada de rentabilidad haga peligrar la actividad corporativa. Y esto es solo un ejemplo de la importancia de poner el foco en la eficiencia desde cualquier sector y compañía que quiera mantener su competitividad y asegurar el éxito del negocio.
Álvaro González Martín
Serbatic Operations Director