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Gestión remota de equipos

DE TRABAJO PRESENCIAL A REMOTO

Si algo nos ha enseñado esta pandemia es que el mundo laboral está cambiando a pasos agigantados y tenemos que adaptarnos a las nuevas situaciones y a los nuevos tiempos. Es por ello que el teletrabajo se impone como opción y, sobre todo en la informática, resulta además una opción viable y factible. Y en este aspecto Serbatic, y en especial Grupo VASS, llevan años apostando, desde antes incluso de la pandemia, lo que les posiciona a la vanguardia, por esta nueva forma de desarrollo laboral útil, ágil, innovadora e inexorable que es el teletrabajo. Y una consecuencia directa del teletrabajo lo constituye sin duda la Gestión Remota de Equipos, concepto éste en el que me centraré en el presente artículo.

Se habla mucho de cómo trabajar desde casa y cómo compatibilizar en ello todos los aspectos de nuestro trabajo, ahora bien… ¿sabemos cómo poder gestionar de la mejor manera posible un equipo de forma remota? ¿y qué hay de la gestión en un cliente, la cual ya no se hará presencialmente? Pues bien, al respecto voy a comentar cuál ha sido y está siendo mi experiencia, e intentar transmitir cómo debemos afrontar esa gestión en remoto para que la misma resulte eficaz incluso, ¿por qué no?, más de lo que lo pudiera ser ejecutada presencialmente.

CLAVES Y PREMISAS PARA UNA EFICAZ GESTIÓN REMOTA

Claramente una gestión en remoto requiere de dos premisas indispensables:

Que el cliente para el que trabajemos lo permita. Para ello será bueno que le podamos trasladar las ventajas de esta nueva forma de proceder.
Contemos con los equipos, sistemas, herramientas, redes, VPN, etc. que nos permitan desarrollar y realizar con total eficiencia y seguridad nuestro trabajo en remoto.

Una vez cumplidas estas premisas, debemos centrarnos en la gestión, la cual podemos dividir en dos bloques distintos pero que confluyen, como son cliente y equipo, y en cada uno de los cuales debemos de tener en cuenta lo siguiente:

CLIENTE:

Como ocurre presencialmente, debemos mantener una comunicación fluida con el cliente que nos permita, desde la educación, respeto y profesionalidad, tener el mejor trato posible, lo que nos permitirá un contexto de confort y confianza que facilitará la gestión.
Es importante mantener correctamente informado al cliente del avance de los desarrollos, por ello es conveniente, además de las reuniones y dailys que podamos mantener, generar informes semanales de seguimiento de cada uno de los desarrollos que estemos realizando y facilitarlos a los responsables del cliente de cada desarrollo. En estos informes indicaremos un breve resumen del avance del desarrollo en esa semana e informaremos de los posibles bloqueos o riesgos que podamos sufrir.
Si el equipo imputa horas en herramientas propias del cliente es conveniente llevar un buen control sobre las mismas. Debemos revisar que nuestro equipo reporta correctamente las horas al cliente.
Debemos anticiparnos en la medida de lo posible a los bloqueos y riesgos que podamos detectar, avisando al cliente a la mayor brevedad
Informaremos de las bajas y vacaciones del equipo al cliente, si estos trabajan estrechamente con los mismos.
Debemos conocer al más alto nivel posible la arquitectura a trabajar en nuestros desarrollos, así como las conexiones, herramientas, máquinas virtuales, VPN, aplicaciones, etc. con las que debamos trabajar para poder desarrollar nuestros proyectos.
Resulta necesario tener el contacto del PMO (Project Management Office) del Cliente, así como intentar recopilar los contactos de las distintas áreas, como pueden ser Sistemas, Arquitectura, BBDD, CyberSeguridad, etc., del cliente para saber dónde acudir ante cualquier problema, bloqueo o incidencia que el equipo pueda reportar, y de esta manera poder solucionarlo a la mayor brevedad posible.
Y, sobre todo, debemos de ser honestos y legales con el cliente… es la base de una confianza mutua cliente-proveedor que nos permitirá realizar nuestro trabajo exitosamente y a la satisfacción y con fidelización del cliente.

EQUIPO:

Debemos configurar un equipo que permita responder a las necesidades del cliente. Donde apostemos por el talento humano y trabajemos en la motivación y profesionalidad de cada integrante del equipo.
Necesaria comunicación entre todos los integrantes del equipo, incluido quien los dirige. Mantener y hacer factible (y que así lo sientan) una comunicación constante y fluida con el equipo es uno de los puntos más importantes. No estamos físicamente con ellos pero debemos transmitir que es como si lo estuviésemos. Para ello es importante apoyarnos en herramientas que permitan la comunicación y colaboración con el equipo tales como Call, Chat, Video llamadas, emails, etc.
Hacer un control de los hitos y objetivos que el equipo debe cumplir. Realizando seguimiento de nuestro equipo y solicitando feedback.
Gestionar las imputaciones del equipo en nuestros sistemas y el del cliente, revisando que ambos estén alineados.
Debemos ser organizados y metódicos, nos ayudará a llevar un mejor control de todo.
Debemos ser flexibles ante las necesidades de los integrantes del equipo, pues un equipo atendido es un equipo predispuesto a la mayor productividad.
Reconocimiento al buen trabajo realizado. Debemos transmitir al equipo el buen trabajo que realice.
Debemos saber escuchar a nuestro equipo, no todo es blanco o negro, existen muchas variedades de grises.
Es muy importante transmitir y crear motivación sin perder de vista los objetivos previstos.
Crear equipo, haciendo entender que todos estamos en el mismo barco y debemos de remar en la misma dirección para la consecución de los objetivos, y que para ello debemos apoyarnos los unos en los otros, pues el éxito y el fracaso depende y es responsabilidad de todos.
Entender a cada persona del equipo. Aun constituyendo un equipo, y sin perder la necesaria visión de conjunto, debemos ser conscientes de que cada persona tiene su propia manera de ser, condicionada por su personalidad, edad, situaciones personales, etc. y debemos intentar ponernos en su situación, empatizar, siempre desde el respeto y la compresión en aras de detectar sus necesidades y asesorarles desde nuestra experiencia y posibilidades. Por poner un ejemplo, no es lo mismo tratar con una persona más junior que más senior, sus motivaciones pueden ser muy distintas.
Aportar a los integrantes del equipo las herramientas necesarias y solucionarles cualquier problema o bloqueo que puedan tener o, en su caso, proporcionarles el asesoramiento para que ellos mismos lo puedan solucionar.
Ser afables y accesibles… los malos modos y el marcar distancias no traen buenos resultados. Con un buen ambiente de trabajo los resultados siempre serán más satisfactorios para todos (equipo y cliente).

Espero que con este artículo os haya podido servir de ayuda en vuestra gestión remota de equipos. Tal y como comenté al inicio: todo lo indicado está basado en mi experiencia, y si bien todo puede estar condicionado por muchos factores y/o particularidades de cada caso, al menos lo aquí trasladado seguro que os sirve de pilar y os da la clave para una buena gestión remota de equipos.

Pedro Roberto Majadas Gómez

Jefe de Proyecto de Serbatic